Un domingo de finales de enero, Melinda Buchmann, que vive en Florida y supervisa las relaciones con los clientes de RevShoppe, una empresa remota de 30 personas que asesora a organizaciones sobre técnicas y estrategias de ventas, llegó a Banff, Alberta, para ayudar a construir una empresa de cuatro días. encontrar.
El último día del evento, se unió a ella su esposo Josh, director de asociaciones estratégicas de la empresa de entrega DoorDash, que también trabaja de forma remota. Pasaron dos días agradables caminando por el Parque Nacional Banff y visitando Lake Louise.
“Lo aprovecho porque no sé cuándo volveré”, comenta Buchmann sobre la decisión de combinar el tiempo de inactividad con un viaje de negocios.
A medida que la vida laboral posterior a la pandemia ha cambiado y las disposiciones ahora incluyen la asistencia a la oficina a tiempo completo, así como el trabajo híbrido y remoto, lo mismo ocurre con los viajes de negocios. El fenómeno conocido como bleisure, o viajes de negocios y de placer, fue inicialmente adoptado en gran medida por los nómadas digitales. Pero este viaje combinado ahora también es popular entre personas fuera de ese grupo. Allied Market Research, una subsidiaria de Allied Analytics, con sede en Portland, Oregón, estimó que el mercado de viajes bleisure fue de 315.300 millones de dólares en 2022 y alcanzará los 731.400 millones de dólares en 2032.
A medida que los empleados añaden cada vez más tiempo libre a sus viajes de negocios, a las empresas les resulta difícil determinar dónde comienza y termina su obligación legal de proteger a los empleados de daños, el llamado deber de diligencia. Y los trabajadores pueden pensar que debido a que su viaje comenzó con un propósito laboral, recibirán toda la ayuda que necesitan si algo sale mal en su tiempo libre. En cambio, generalmente deberían tratar la parte recreativa de un viaje como vacaciones regulares donde cubren todos los gastos y contingencias.
Las empresas son responsables de saber dónde se encuentran sus empleados durante un viaje de negocios, de cubrir los gastos en caso de accidente o emergencia, de conseguir nuevas viviendas si un hotel sufre daños, incluso de sustituir un coche de alquiler averiado. Sin embargo, no está del todo claro si esta cobertura finaliza por completo después de la conferencia o la última reunión con el cliente.
Las empresas reconocen que las amenazas están aumentando, dijo Robert Cole, analista de investigación senior especializado en alojamiento y viajes de placer en Phocuswright, una firma de investigación de mercado. Están tratando de descubrir cómo cuidar un activo valioso de la empresa, el empleado, sin exponerse a riesgos financieros o posibles litigios.
“Redactar una política integral que equilibre los objetivos comerciales, el bienestar de los empleados y las consideraciones legales puede ser un desafío”, escribió en un correo electrónico Nikolaos Gkolfinopoulos, director de turismo de ICF, una empresa de consultoría y servicios tecnológicos con sede en Reston, Virginia.
Los empleados pueden encontrarse solos sin darse cuenta y podrían verse sorprendidos por los gastos de bolsillo si necesitan tratamiento hospitalario en el extranjero o una evacuación, dijo Suzanne Morrow, directora ejecutiva de InsureMyTrip, un sitio de comparación de seguros de viaje en línea en Warwick, Rhode Island.
Morrow dijo que la cobertura médica proporcionada por una empresa «generalmente sólo es válida para las fechas del viaje de negocios real al extranjero». Si los viajeros prolongan su viaje por motivos personales, añadió, “querrían obtener cobertura médica de emergencia durante ese tiempo adicional en el extranjero”.
Los empleadores y empleados deben decidir cuándo termina la parte laboral del viaje y comienza la parte de ocio, un detalle importante si un empleado tiene una emergencia médica. “¿Dónde termina la responsabilidad de la empresa?” dijo Kathy Bedell, vicepresidenta senior de BCD Travel, una empresa de gestión de viajes.
Las empresas tienen diferentes políticas para afrontar la nueva amalgama de viajes. Patricia McLaren, directora ejecutiva de RevShoppe, con sede en Austin, Texas, dijo que la compañía ofrece opciones de viaje flexibles y permite a los empleados trabajar donde quieran.
Aun así, existen limitaciones. La empresa exige que todos los empleados, incluidos los ejecutivos, firmen exenciones de responsabilidad y seguros cuando se encuentran en un viaje voluntario patrocinado por la empresa, como una reunión fuera de las instalaciones. Estas exenciones suelen responsabilizar a los empleados de su propio bienestar. Y si traen a alguien, son responsables de los gastos de esa persona.
Los empleados deben solicitar licencia remunerada y notificar a sus supervisores su paradero, aunque esa parte no es un requisito. Los directivos deben garantizar una dotación de personal adecuada, afirmó McLaren.
En otros lugares, es posible que los empleados no se molesten en mencionar la parte de ocio de su viaje. Eliot Lees, vicepresidente y director ejecutivo de ICF, dijo que viajaba de niño con sus padres cuando compaginaban trabajo y ocio. Sus padres eran académicos, que llevaban sobre sus hombros las vacaciones a las conferencias.
Ahora él hace lo mismo. «Creo que nunca pedí aprobación», dijo. (La ICF no tiene una política formal sobre viajes de negocios y de placer. Está permitido como parte de los viajes de placer personal.) Después de una conferencia en los Países Bajos el año pasado, pasó cuatro días caminando por la parte norte del país.
“Voy a todas partes y tomo más riesgos de los que debería”, afirmó. Dijo que no tenía seguro personal de viaje o de accidentes.
Cualquier tranquilidad puede evaporarse rápidamente si surge una amenaza. Los expertos en seguridad dicen que incluso los lugares de bajo riesgo pueden convertirse en de alto riesgo durante unos días o semanas al año.
«Las empresas temen perder visibilidad sobre dónde se encuentran los viajeros si reservan vuelos y hoteles fuera de su empresa de gestión de viajes corporativos», escribió Benjamin Thorne, director senior de inteligencia en Londres para Crisis24, una sucursal de GardaWorld. “La empresa puede pensar que el viajero se encuentra en una ciudad cuando, en realidad, podría haber reservado un paquete vacacional en otra ciudad cercana. Esta falta de visibilidad por parte de la empresa dificulta el apoyo a los viajeros cuando ocurre un desastre”.
También planteó la posibilidad de que “a un viajero con reservas y expectativas de viajes de bleisure se le cancele su viaje de negocios debido a cambios en el entorno de riesgo o en la política de la empresa, alterando sus planes de ocio”.
¿Una empresa responderá fuera de horario si hay un problema? «Depende de cómo esté reservado», dijo Cole, analista de investigación senior de Phocuswright. Una regla general es que cuanto más nos alejamos del control corporativo, mayor se vuelve el área gris.
La mitad de los clientes de GoldSpring Consulting asumen la responsabilidad de todo el viaje, dijo Will Tate, socio de la firma consultora Cross Roads, Texas, y contador público certificado. No quieren correr el riesgo de reputación. La otra mitad dice: “El viaje de negocios terminó el viernes. Ahí es cuando terminamos nuestro deber de cuidado».
Algunas empresas están intentando definir y reducir la zona gris. “Si claramente tienes tiempo libre, tu empleador no tiene ninguna obligación legal de mantenerte”, dijo Nicole Page, abogada cuya práctica incluye derecho laboral en Reavis Page Jump en Nueva York.
Uber brinda a los empleados asesoramiento previo al viaje, evaluaciones del viaje, consejos de seguridad en el viaje y asistencia de emergencia en viajes, incluida asistencia médica, apoyo en viajes en el aeropuerto, asistencia urgente y de emergencia, y seguro por pérdida de propiedad personal o robo, ya sea que se encuentren en un negocio. o viaje de placer o una combinación.
Y en DoorDash, Chris Cherry, jefe de seguridad global, escribió en un correo electrónico que «si bien los viajes personales no son algo que rastreamos, hemos recibido solicitudes para ampliar nuestras capacidades de soporte de viajes a los viajes personales». Cherry dijo que en estos casos la compañía agregaba manualmente los itinerarios de ocio de los empleados a su sistema de gestión de riesgos de viajes y «proporcionaba el mismo nivel de supervisión que aplicamos a los viajes de negocios regulares».
Los Buchmann planean viajar este mes a Barcelona, España, para la Convención Mundial de McDonald’s. DoorDash tendrá un stand y el Sr. Buchmann trabajará en el espacio de exhibición y también entretendrá a los clientes.
Le acompañará la señora Buchmann. Tiene previsto visitar la ciudad por la mañana y trabajar por la tarde y noche, hora de Barcelona. También se tomará tres días de licencia remunerada y ha compartido sus planes con McLaren, directora ejecutiva de RevShoppe.
Se quedarán un día después de la conferencia y tienen previsto visitar el Teatro-Museo Dalí de Figueres. “Estoy seguro de que a lo largo del camino no faltarán tapas y escaparates”, afirmó Buchmann. Espera volver a trabajar el próximo lunes.
